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Was sind die größten Herausforderungen beim Einkauf von Dienstleistungen?

Von Moritz Weiermann
12. August, 2021

Den Einkauf von Dienstleistungen gab es schon immer, aber mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitswelt und der Abhängigkeit von Online-Diensten, ganz zu schweigen von Remote-Teams, hat er in letzter Zeit stark zugenommen.

Unternehmen kaufen heute mehr denn je Dienstleistungen ein, um Lücken zu schließen, die sie nicht selbst schließen können. Dienstleistungen helfen ihnen auch, Ineffizienzen zu umgehen und der Konkurrenz voraus zu sein, indem sie die neuesten Technologien und die klügsten Köpfe der Branche zu ihrem Vorteil nutzen.

Das Outsourcing hat in den letzten 10 Jahren massiv zugenommen und verzeichnete in den letzten Jahren ein stabiles Wachstum. Der Dienstleistungssektor macht 80 % des BIP im Vereinigten Königreich und 68 % des BIP in den USA aus. Gleichzeitig fand im Westen eine Verlagerung vom Materialeinkauf zu Dienstleistungen statt, während sich die Produktion und der Materialbedarf nach Osten verlagerten.

Wir haben eine umfassende Liste von Problemen zusammengestellt, mit denen unsere Kunden beim Kauf von Dienstleistungen konfrontiert wurden, und wie sie diese lösen können.

Welche Probleme können beim Einkauf von Dienstleistungen auftreten?

Obwohl Unternehmen durch die Auslagerung von Dienstleistungen an Drittunternehmen viel gewinnen können - die Vorteile des Dienstleistungseinkaufs sind real - können sie sich auch in Schwierigkeiten bringen, wenn die Prozesse und die richtige Denkweise nicht vorhanden sind.

Der Einkauf von Dienstleistungen birgt eine Reihe von Herausforderungen und negativen Folgen, wenn er nicht richtig gehandhabt wird:

1. Langsame Prozesse und fehlende Automatisierung:

Unternehmen, die auf den Markt gehen wollen, finden und arbeiten nicht schnell genug mit Dienstleistern zusammen. Es fehlt ihnen an Automatisierung und sie verbringen Zeit mit lästigen Aufgaben.

Diese Engpässe behindern u. a. die Suche nach dem richtigen Technologieunternehmen zur Behebung von IT-Problemen, nach Agenturen für eine erfolgreiche Markenkampagne oder nach einem Kommunikationsteam, das die Sichtbarkeit des Unternehmens erhöht.

2. Kanalüberlastung:

Kommunikationsprobleme sind ein Hauptproblem in vielen Unternehmen, was natürlich auch für den Einkauf von Dienstleistungen gilt. Mit dem, was oft als "App-Müdigkeit" bezeichnet wird, sind die Mitarbeiter von den zahlreichen Kanälen überwältigt - sei es Slack, E-Mail, Skype, Telegram oder andere -, die sie für die Kommunikation innerhalb und außerhalb ihrer Organisation benötigen.

Was fehlt, ist eine zentrale Anlaufstelle, die jeden einzelnen Schritt im Dienstleistungsbeschaffungsprozess abwickelt.

3. Mangel an Transparenz auf horizontaler und vertikaler Ebene:

Es kommt zu Unstimmigkeiten zwischen Teams und Führungskräften, die nicht wissen, welche Dienste derzeit genutzt/gekauft werden, und dies ist nur bei größeren Unternehmen der Fall.

4. Mangelhaftes Auswahlverfahren:

Leider nehmen manche Unternehmen nicht den besten Dienst für ihre Bedürfnisse in Anspruch, weil sie sich auf Mund-zu-Mund-Propaganda oder andere unausgereifte Recherchemethoden verlassen haben. Dies führt zu Verzerrungen, wenn nur Dienste innerhalb Ihres Netzwerks berücksichtigt werden.

5. Übermäßige Ausgaben:

Neben einem engen Auswahlverfahren geben viele Unternehmen auch zu viel oder nicht an der richtigen Stelle aus. In einigen Unternehmen herrscht eine ungesunde Ausgabenkultur, die sich auf alle Abteilungen auswirkt und im Keim erstickt werden muss.

6. Maverick kaufen:

Die Mitarbeiter eines Unternehmens berücksichtigen beim Kauf einer Dienstleistung weder die Ausgabenpolitik noch andere Kriterien und verwickeln ihre Unternehmen in teure finanzielle Verpflichtungen.

7. Fehlende Überwachung und allgemeiner Überblick:

In vielen Fällen verwalten die einzelnen Manager jeweils ein oder zwei externe Auftragnehmer, vergessen aber die Überwachung und Fortschrittskontrolle, wenn andere Aufgaben im Weg stehen oder die Zeit knapp wird.

Außerdem haben die Manager keine zuverlässige Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen. Das mag bei einem oder zwei Dienstleistern in Ordnung sein, aber bei mehreren Dienstleistern wird es sehr viel komplizierter; mit jedem neuen Dienstleister wird es schwieriger, alle ordnungsgemäß zu überwachen.

9. Mühsame Rechnungsstellung:

Manuelle Arbeit, Dateneingabe und fehlende Automatisierung machen die Rechnungsstellung und Finanzkontrolle am Monatsende zu einem der größten Kopfschmerzen für Unternehmen.

10. Überwachung der Einhaltung der Vorschriften:

Gesetze und Vorschriften zu vergessen, kann fatal sein, vor allem, wenn Ihr Unternehmen versehentlich dagegen verstößt. Ein Rechtsverstoß kann zu Geldstrafen und sogar zum Entzug einer Geschäftslizenz führen. Dies gilt vor allem in Europa und in den USA, wo strenge Vorschriften vorschreiben, was Sie tun dürfen und was nicht.

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) enthält zum Beispiel bestimmte Regeln für den Umgang mit Lieferantendaten und für die Verwendung Ihrer Daten. Die Einhaltung der Vorschriften ist ein integraler Bestandteil der Dienstleistungsbeschaffung, daher ist es unverzichtbar, sie im Auge zu behalten.

Wie können Unternehmen den Prozess des Dienstleistungseinkaufs verbessern und gängige Probleme lösen (siehe oben)?

Die oben genannten Probleme haben vier Hauptursachen:

  1. Ineffiziente Zusammenarbeit zwischen Menschen in einem Unternehmen
  2. Zu viele Aufgaben, um sie manuell zu bewältigen
  3. Ein stark dezentralisierter und verstreuter Prozess, der nicht in einer "Single Source of Truth" konvergiert
  4. Schwierigkeit, Anbieter leicht zu vergleichen

Deshalb sind Automatisierung und Daten beim Einkauf von Dienstleistungen genauso wichtig wie bei jeder anderen Aufgabe, die Unternehmen übernehmen, sei es Social Media, Content Management, Entwicklung, Einstellung usw.

Unternehmen müssen rationalisierte, daten- und KI-gestützte Verfahren einführen, um Lieferanten zu finden, mit ihnen zu kommunizieren, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen (Ausschreibungen), die Leistungen zu messen, die Ergebnisse zu analysieren und schließlich die Zahlungen zu verwalten.

Tools für den Dienstleistungseinkauf bieten Unternehmen, die auf der Suche nach Anbietern sind, die folgenden Vorteile:

  • Erhöhte Sichtbarkeit des Anbieters
  • Anbieter-Benchmarking
  • Verfolgung von Meilensteinen
  • Anbietermanagement und -analyse
  • Nahtlose Fakturierung und Zahlungsprozesse

Mercanis hilft Ihnen, Überbeschaffung zu verhindern, Kosten zu reduzieren , mangelnde Compliance zu vermeiden und Wissen zu zentralisieren - von der Beschaffung bis zum Projektabschluss.

Abschließende Gedanken

Sind Sie in Ihrem Unternehmen mit einigen dieser Probleme konfrontiert? Unabhängig davon, in welchem Unternehmen oder in welcher Abteilung Sie tätig sind, kann der Einkauf von Dienstleistungen sehr viel einfacher werden, wenn Sie die richtigen Instrumente einsetzen, die letztendlich den Erfolg Ihres Unternehmens auf mehreren Ebenen verbessern werden.

Um einige der oben genannten Herausforderungen zu vermeiden, sollten Sie sich auf einen strukturierten und klaren Prozess konzentrieren, um Transparenz, Kommunikation, Kosteneffizienz und Leistung zu fördern.

Buchen Sie einen Termin mit uns, um mehr zu erfahren.

About the Author

Moritz Weiermann
COO & Co-Founder of Mercanis

Moritz Weiermann ist Mitgründer und COO von Mercanis. Er hat einen Bachelor-Abschluss von der Bocconi Universität und einen Master-Abschluss von der WHU. Mit einer Karriere, die Führungspositionen bei BMW, Volkswagen, Klöckner.i, Optilyz und Scoutbee umfasst, verfügt er über umfangreiche Erfahrung in den Bereichen Beschaffung, Supply Chain Management und digitale Prozesse.

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