Blog

7 vermeidbare Kostenfallen beim Einkauf von Dienstleistungen

Von Fabian Heinrich
12. August, 2021

Obwohl der Einkauf von Dienstleistungen dank der verschiedenen Vorteile wie Zeitersparnis, Inanspruchnahme von Branchenexperten usw. ein wichtiger Faktor für das Wachstum Ihres Unternehmens sein kann, gibt es einige Kostenfallen, die Sie kennen sollten.

Wenn Sie diese erkennen und bei der Beschaffung von Dienstleistungen ausschließen, können Sie unnötige Ausgaben deutlich reduzieren und Ihren Gewinn sichern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Dienstleistungen einkaufen und mit Anbietern zusammenarbeiten können, die Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Vernetzt sein im Auswahlverfahren

Wie viele Lieferanten oder Anbieter ziehen Sie im Durchschnitt in Betracht, bevor Sie die Dienste eines von ihnen in Anspruch nehmen? Wahrscheinlich sind es zwei oder drei. Und die Wahrscheinlichkeit ist sogar noch größer, dass diese zwei oder drei Anbieter diejenigen sind, die Sie aus früheren Projekten kennen oder die aus Ihrem Netzwerk stammen.

Analog, d.h. ohne Softwarelösung, ist die Ausschreibung ein zeitaufwändiger Prozess. Eine der häufigsten Herausforderungen bei der Beschaffung besteht darin, dass der Auswahlprozess nicht leistungsorientiert, sondern netzwerk-oder personenorientiert durchgeführt wird und deshalb nur auf einen begrenzten Pool zurückgreift.

Die Auswahl der Lieferanten muss viel umfassender und vor allem intelligenter sein. Auf diese Weise können Sie alles, was die einzelnen Anbieter Ihnen anbieten können, mit Ihren Anforderungen abgleichen und das beste Angebot für Ihr Projekt zur richtigen Zeit und am richtigen Ort finden.

Ein analoger Prozess fördert Lücken im Prüfpfad und gefährdet die Einhaltung der Vorschriften

Leider ist Betrug bei der Auftragsvergabe weit verbreitet. Im Vereinigten Königreich kostet der Beschaffungsbetrug die Kommunalverwaltungen schätzungsweise 876 Millionen Pfund pro Jahr und ist die Hauptursache für finanzielle Verluste im öffentlichen Sektor.

Auch Privatunternehmen sind davon nicht ausgenommen - im Gegenteil, das Fehlen eines digitalen Prozesses macht es betrügerischen Aktivitäten leicht, durch die Maschen zu fallen. Mit anderen Worten: Es fehlt ein ganzheitlicher "Single Point of Truth" für die Verfolgung und Rückverfolgung.

Ein weiteres Problem ist, dass die unsachgemäße Befolgung von Vorschriften Unternehmen in Schwierigkeiten bringen und hohe Geldstrafen nach sich ziehen kann. Daher ist es von größter Bedeutung, dass Ihre Lieferanten in der Lage sind, die Vorschriften in Ihrem Geschäftsfeld einzuhalten.

Ungenaue Arbeitsbeschreibungen (Statements of Work, SoW)

Eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SoW) ist eine schriftliche Dokumentation, die Auftragnehmern, Lieferanten und Dienstleistern erklärt, was von ihnen erwartet wird. Sie muss Elemente wie Budgets, Zeitpläne, Meilensteine, Qualitätsstandards und Anforderungen enthalten.

Wenn alles bis ins Detail beschrieben ist, können Unternehmen ihre Erwartungen leichter steuern und erhalten Leistungen, die ihren Bedürfnissen und Erwartungen entsprechen. Das Problem ist, dass dieser Teil aber oft nicht genügend Aufmerksamkeit erhält, vor allem wenn die Zeit drängt.

Kommunikation ist jedoch alles, und das SoW ist ein wichtiges Dokument. Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihre Erwartungen erfüllt werden, wenn Sie keine genauen Arbeitsanweisungen geben.

Unüberlegte Käufe verschwenden wertvolle Ressourcen

Diese Liste wäre nicht vollständig ohne die Kostenfalle aller Kostenfallen. Von "Maverick Buying" spricht man, wenn Einkäufe außerhalb der Ausgabenrichtlinien des Unternehmens getätigt werden.

Dieses Phänomen des unkontrollierten, abteilungsübergreifenden Einkaufs ist in vielen Unternehmen anzutreffen. Ein Unternehmen fand z.B. heraus, dass satte 80 % aller Rechnungen aus unkontrollierten Ausgaben resultieren.

Man kann in der Regel 3 Arten von unkontrollierten Einkäufen unterscheiden:

  • Kaufentscheidungen werden an der Beschaffung oder an zentralen Prozessen vorbei getroffen
  • Die Beschaffungsabteilung wird zu spät in den Prozess einbezogen
  • Bestehende Verträge und Lieferanten werden nicht zum Benchmarking herangezogen

Übersehene Meilensteine behindern die Leistung des Dienstes

Eine der größten Kostenfallen entsteht allein durch die fehlende Überwachung während der Erbringung der Dienstleistung. Da der Fortschritt nicht verfolgt wird, werden Engpässe in der Regel erst bemerkt, wenn es zu spät ist, und dann haben sie wahrscheinlich schon einen Dominoeffekt ausgelöst, der nur langsam wieder rückgängig gemacht werden kann.

Der große Unterschied zur Materialbeschaffung ist die Tatsache, dass eine Dienstleistung immer über einen bestimmten Zeitraum erbracht wird. Da Zeit Geld ist, müssen sowohl die internen als auch die ausgelagerten Mitarbeiter ihre Arbeitszeit in die Behebung von Problemen investieren.

Wenn Sie Ihre Meilensteine einmal festgelegt haben und sicherstellen, dass sie eingehalten werden, wird dies die Produktivität und Kosteneffizienz Ihrer Zusammenarbeit mit den Lieferanten erheblich steigern.

Die Rückrufbarkeitsfalle führt zu Verzerrungen bei Beschaffungsentscheidungen

Bei der Beschaffung von Dienstleistungen stehen ein vorausschauender Ansatz und ein Plan für den optimalen Erfolg anstehender Projekte im Mittelpunkt. Obwohl es sehr üblich ist, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, mit denen man schon vorher effizient gearbeitet hat, hat man vielleicht nicht bewertet, wie die Zusammenarbeit in der Vergangenheit besser hätte funktionieren können.

Interessanterweise kommt es im Dienstleistungsbereich trotz des Einsatzes hochentwickelter Beschaffungssoftware nicht sehr oft vor, dass man auf frühere Projekte zurückgreift, um aktuelle Beschaffungsfälle zu optimieren. Meistens fehlt ein ausgeklügeltes Leistungsmanagement des Anbieters über den gesamten Zeitraum der Erbringung einer Dienstleistung.

Aus diesem Grund tritt die "Rückrufbarkeitsfalle" auf, sobald man sich darauf verlässt, dass das nächste Projekt genauso gut funktioniert wie das letzte. Eine einfache Möglichkeit, dies zu umgehen, besteht darin, nach jedem abgeschlossenen Beschaffungsfall eine klare Projektbewertung durchzuführen. Dies hilft zu verstehen, was genau gut funktioniert hat und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Darüber hinaus sollten alle Beteiligten vor jedem neuen Dienstleistungsbeschaffungsprojekt dazu angehalten werden, die potenziellen Verbesserungen aus früheren Projekten zu ermitteln und zu kennzeichnen. Auf diese Weise sorgt eine kontinuierliche Feedbackschleife für ein hohes und ständig steigendes Qualitätsniveau.

Weniger Verluste, mehr Erfolg

Der Einkauf von Dienstleistungen kann für Unternehmen, die ihre Gewinne steigern, neue Produkte auf den Markt bringen und ein größeres Publikum ansprechen wollen, ein Wachstumsfaktor sein, aber es gibt einige Kostenfallen, die es zu umgehen gilt, um sicherzustellen, dass die Beschaffung von Dienstleistungen reibungslos verläuft.

Buchen Sie einen Termin mit uns, um zu erfahren, wie Ihnen Mercanis bei diesen Herausforderungen helfen kann.

About the Author

Fabian Heinrich
CEO & Co-Founder of Mercanis

Fabian Heinrich ist CEO undCo-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.

NEWSLETTER
Jetzt für den Newsletter anmelden!
Bleiben Sie auf dem Laufenden und erhalten Sie News zum Thema Procurement und Mercanis, sowie neue Webinare, Best-Practice Guides, Whitepaper, Fallstudien, Surveys und mehr.
Jetzt anmelden
Kontaktieren Sie uns
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.