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Was ist Service Procurement?

Von Fabian Heinrich
12. August, 2021

Man kann mit Sicherheit sagen, dass alle Unternehmen Dienstleistungen einkaufen, was einfach bedeutet, dass sie eine externe Dienstleistung kaufen und nutzen, wenn sie ein Projekt auslagern wollen, sei es in der IT, im Marketing, in der Personalabteilung oder in anderen Abteilungen.

Die meisten Menschen wissen aber nicht, dass es beim Einkauf von Dienstleistungen um mehr geht, als nur den "Kauf"-Knopf zu drücken - es gehört viel mehr dazu, z. B. die besten Anbieter ausfindig zu machen, Best Practices in Prozessen zu folgen und die Serviceleistung zu analysieren.

Was ist Dienstleistungs-beschaffung?

Bei der Beschaffung von Dienstleistungen handelt es sich um den Einkauf von Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen, in denen ein Unternehmen nicht über das Fachwissen, die Zeit oder die Ressourcen verfügt. Unternehmen aller Größenordnungen entscheiden sich daher dafür, Dienstleistungen von anderen Unternehmen zu kaufen, die diese Aufgaben für sie erledigen können.

Welche verschiedenen Arten von Dienstleistungen können Unternehmen kaufen?

Unternehmen kaufen eine breite Palette von Dienstleistungen ein, je nach den Bedürfnissen der Organisation. Einige Beispiele für Dienstleistungen, die Sie vielleicht kennen, sind in diesen Bereichen zu finden:

  • IT-Dienstleistungen: Entwicklungsdienstleistungen, technische Beratungsunternehmen, Sicherheitsaudits, Implementierungsdienstleistungen, z.B. für SAP oder Salesforce
  • Marketing-Dienstleistungen: Marketing-/PR-Agenturen, Kreativagenturen oder Anbieter von Lokalisierungsdienstleistungen
  • Juristische Dienstleistungen: Rechtsstreitigkeiten, Transaktionen, Patentrecht
  • Personal: Personalmanagement, Headhunter, Personaldienstleister und Personalvermittlungsagenturen
  • Finanzen: Wirtschaftsprüfungsunternehmen, Unternehmensberatung, Finanzberatung und Investmentgesellschaften

Es liegt in der Natur der Sache, dass Dienstleistungen schwieriger zu vergleichen sind als materielle Produkte. Wie wäre z.B. das Ergebnis eines Rechtsstreits gewesen, wenn man sich für eine andere Anwaltskanzlei entschieden hätte? Nichtsdestotrotz sind bei Dienstleistungen erhebliche Einsparungen möglich.

Nicht nur, indem man genau den richtigen Dienstleister für die anstehende Aufgabe auswählt, sondern auch, indem man ihn effizient verwaltet. Nach konsolidierten Untersuchungen von McKinsey, Oliver Wyman und Gartner ist in den meisten Dienstleistungskategorien ein zweistelliges Einsparpotenzial möglich.

A graph that shows the global service spend by categories in 2020. IT Spend was the highest, followed by HR, Marketing and Legal.
Dienstleistungen haben eine unglaubliche Marktgröße, die sich jedes Jahr auf Milliarden von Dollar beläuft. IT-Dienstleistungen sind bei weitem die meistbeschafften unter den Kategorien, zu denen auch HR, Marketing, Recht, Finanzen und Beratung gehören.

Warum kaufen Unternehmen Dienstleistungen?

Es gibt viele Gründe, warum es vorteilhaft sein kann, Dienstleistungen von Drittunternehmen zu kaufen:

  1. Auslastung der Kapazitäten zur Deckung der Marktnachfrage
  2. Verbesserung der Kundenzufriedenheit
  3. Schnellere Markteinführung
  4. Produktentwicklung oder Verbesserung bestehender Produkte oder Dienstleistungen
  5. Nutzung von Branchenkenntnissen
  6. Einsparung von Kosten für die Schulung des derzeitigen Personals in einem bestimmten Bereich
  7. Vertrauenswürdige Lösungen für Probleme nutzen
  8. Nutzung der neuesten Technologien und Trends zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt

Wie werden Dienste gefunden?

Unternehmen können Dienstleistungen, die sie in Anspruch nehmen möchten, durch eine Suche im Internet, in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn oder XING, in Branchenverzeichnissen, durch Mund-zu-Mund-Propaganda, auf Konferenzen (offline oder online), bei Geschäftsentwicklungs- oder Verkaufsgesprächen, in Zeitschriften und durch Online-Bewertungen finden.

Es kann entmutigend sein, in diesem Labyrinth von Quellen den richtigen zu finden. Daher ist ein gewisses Maß an Recherche notwendig, um sicherzustellen, dass der betreffende Dienstleister Ihre Bedürfnisse optimal erfüllen kann. Neben dem Auskundschaften verschiedener Anbieter ist der Vergleich dieser Anbieter ein wichtiger, aber auch anstrengender Bestandteil des Dienstleistungseinkaufs, da viele der verfügbaren Informationen fragmentiert sind.

Andererseits bieten einige Plattformen für die Dienstleistungsbeschaffung, wie die von Mercanis, eine zentrale Anlaufstelle, die das Auffinden von Dienstleistungen in vielen Bereichen mit präzisen Filtern, Rezensionen, Bewertungen und anderen Funktionen erheblich erleichtert. Wie können Unternehmen durch einen besseren Dienstleistungseinkauf Geld sparen?

Wie werden die Dienstleistungen gekauft?

Jede Dienstleistung hat ihre eigene Art und Weise, wie sie beschafft oder gekauft wird. In der Regel führen die Unternehmen Gespräche mit dem Dienstleister oder Verkäufer, um das Projekt zu besprechen. Bevor die finanziellen Gespräche beginnen, besprechen beide Parteien, mit wem sie bei der Durchführung eines Projekts zusammenarbeiten könnten.

In diesem Kommunikationsschritt des Dienstleistungseinkaufsprozesses konsultiert der Einkäufer zahlreiche externe Dienstleister, um die beste Option zu finden - das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Er holt Angebote ein und entscheidet sich für einen Dienst, dessen Kosten und Leistungen am besten zum Budget und zum Projektplan passen.

Wie werden Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens eingekauft?

In den meisten Fällen werden die Dienstleistungen von den einzelnen Abteilungen dezentral eingekauft; Abteilungen wie Marketing, Rechtsabteilung, Produktabteilung und Personalabteilung beschaffen Dienstleistungen von Lieferanten und Anbietern, um ihre speziellen Bedürfnisse zu erfüllen.

Das Geld wird aus den Budgets der Abteilungen entnommen, die von ihrem leitenden Mitarbeiter (CMO, CFO, Personalleiter usw.) verwaltet werden. Oft genug sind diese Mittel sehr verstreut; die Verantwortlichen stimmen sich weder untereinander ab, noch teilen sie die beschafften Dienstleistungen.

Verwaltung von Anbietern: Wie werden die Dienstleistungen verwaltet?

Was das Management und die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Anbietern angeht, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Dienste ihre Arbeit bestmöglich erledigen und die Erwartungen erfüllen, wie im SoW dargelegt.

Die Verantwortlichen überwachen alle Projektbereiche, prüfen die Qualität der Arbeit und den Fortschritt im Vergleich zu den Meilensteinen und Ergebnissen. Das Beschaffungsbenchmarking - ein wesentlicher Bestandteil des Einkaufs von Dienstleistungen - setzt klare Leistungs- und Compliance-Standards, wendet Leistungskennzahlen an, bewertet aktuelle Strategien und analysiert Ausgabendaten, um die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Unternehmensziele zu erreichen.

Der Einkauf von Dienstleistungen ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs eines jeden Unternehmens

Jetzt, wo Sie wissen, was der Kauf von Dienstleistungen bedeutet, werden Sie schnell in der Lage sein, Ihre ersten Dienstleistungen zu kaufen. Es kann einfach und unkompliziert sein, wenn Sie die richtigen Instrumente nutzen und den gesamten Prozess von Anfang bis Ende im Blick behalten.

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About the Author

Fabian Heinrich
CEO & Co-Founder of Mercanis

Fabian Heinrich ist CEO undCo-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.

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